アジェンダって何？アジェンダの書き方や会議をデザインするコツは？
アジェンダって何？議案・議題・議事との違いは？
アジェンダとは、予定している会議内容のまとめで議題と目的、流れの把握を目的としたものです。
現在では、会議を円滑に行うために予定している内容のまとめを事前に提示することが主流になっています。
また、似ている議案や議題とはどう違うのでしょうか？
アジェンダは、計画や予定表、議事日程、協議内容などを指します。
議案は、会議における審議・決定すべき具体的な提案のこと。
議題は、会議で討議するべき具体的な題目。
議事は、会議にて審議すること自体や審議すべき事柄。
それぞれの違いを理解しておきましょう。
アジェンダの書き方は？
アジェンダの必須項目として「日時」「場所」「参加者（担当）」「議題の順序（時間配分）」「配布資料」の5つがあります。
この5つを明確にし、アナウンスすることが重要と言えます。
アジェンダを事前に配布することにより、参加者全員が事前に準備が可能になることで会議を円滑に進めることができるようになります。
また、アジェンダの作成はさまざまな方法があります。
自ら作成するのもいいですが、アジェンダのテンプレートを活用するのもいいでしょう。
エクセルやワード、パワーポイントなどのテンプレートがあるので、合ったものを選びましょう。
テンプレートを活用すると、より効率的にアジェンダを作成することができます。
英語でのアジェンダ
英語のアジェンダは日本語とほぼ同様。
冒頭に記載するのは以下の5つ。
1.Title（会議のタイトル）
2.Date and time（開催日時）
3.Location, Place（開催場所）
4.Meeting called by～（あるいはCalled by～）（主催者）
5.AttendeesまたはParticipants（出席者または要参加者）
会議案内の連絡は関係者全員にメールで発信しておくことで、忘れてしまうなどのトラブルを防ぐことが可能。
メールの件名に何の会議の招集かわかるような文言を入れるのもポイントです。
また参加者同士で時差などがある場合は、どの時間帯なのかも記載しましょう。
会議をデザインするコツは？
会議の進行役として会議をデザインするコツは3つあります。
1.議題に対して意見やアイデアがほしい会議のポイント
定例会議では議題が出尽くしてしまっていることがあります。
建設的な意見や新規のアイデアが出れば会議の活性化も期待できます。
2.無駄を省き、会議を効率化するポイント
参加者の貴重な時間を拘束していると考え、無駄を省き時間配分、問題・課題への対応と管理を含め効率化を図る工夫が必要です。
3.脱マンネリ化、冗長的にしない全員参加型会議のポイント
参加者のモチベーションを維持するためにも、意思決定者が正しく決断することも重要なポイントです。
この記事を書いたライター
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