【電子契約】契約締結後の課題と解決策とは
課題①締結済みの契約書を確認したい
過去に締結された契約の契約条件を確認しようと、ファイルサーバーから該当する契約書の最終ファイルを検索します。
しかし「最終版」と書かれているファイルが2つ存在していたり、日付的には最終版なのにファイル名に「最終版」と記載されていなかったりすることがあります。
こういう状況になってしまうと、どれが最終版なのかわからなくなってしまいます。
契約条件を確認したいだけなのに、契約書を探すだけの行為に手間取ってしまい無駄な時間を過ごすことになります。
課題②既存契約の条件変更の交渉
長い期間を隔てて既存契約の条件変更を交渉しようとします。
契約の条件交渉には新しいスタッフが担当になりました。
その担当者は契約書の原紙をはじめ、決裁文書や計画書、その他さまざまな関係資料を取り寄せ準備万端にした上で条件変更の交渉を開始します。
しかし、契約相手から他の書類の存在を明かされます。
新しい担当者にとっては、寝耳に水の状況に陥ってしまいます。
資料や情報、記録や伝達の抜け漏れによって発生する業務のロスも課題の1つです。
課題③初心者にノウハウを伝授する効率的な方法はない？
業務手順や契約書の文言など、契約業務にも蓄積したノウハウが存在します。
ただ初心者はベテランのようにノウハウを生かして円滑に業務を進めるのは難しいです。
これまでさまざまな契約を締結してきているベテランであれば、初心者が対応している契約案件と似ているケースを担当したこともあるでしょう。
初心者に対し似たような案件の契約書を提示することができれば、初心者もヒントが貰えるでしょう。
しかし契約書の数は膨大で、対象の契約書を探すのは時間も手間もかかってしまいます。
課題①～③の解決策
【課題①の場合】
必ず決まった場所にわかるように保管しておきたい最終版のファイルは、アーカイブの自動化がおすすめ。
案件ごとに交渉の際の時系列順でファイルを辿れれば、より良いでしょう。
【課題②の場合】
新しい担当者では、情報の抜け漏れのリスクは逃れられません。
この場合は案件ごとに、すべての関連ファイルをまとめて確認できるようにしておくことでリスクを減らすことは可能になります。
【課題③の場合】
膨大な契約文書の中から似ている案件やベテランが対応した案件を自身ですぐに取り出すことができれば、それがお手本になります。
これまで組織内で積み上げた文書こそ、初心者への最高の教科書です。
この記事を書いたライター
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