デジタルFAXとは？導入するメリットや注意点も解説
デジタルFAXとはどのようなサービスなのか？
従来のFAXを廃止して、デジタルFAXを導入したいとお考えの方は少なくないでしょう。
しかし、従来のFAXからどのようにしてデジタルFAXへ切り替えるのか、わからない方がおられるかもしれません。
そこで今回は、デジタルFAXを導入するメリットや注意点などを解説していきます。
デジタルFAXとは、今まで紙でやり取りしていたFAXをデジタル化して、送受信するFAXサービスのことです。インターネットFAXやクラウドFAXなどと呼ばれることもあります。
デジタルFAXが従来のFAXと大きく異なる点は、その場にFAX機や複合機がなくてもFAXを送受信できること。デジタルFAXは、PCやスマホといったインターネットに接続できるデバイスと回線さえあれば、いつでもどこでもFAXを送受信できます。
デジタルFAXの使用により得られる4つのメリットとは？
デジタルFAXを使用すれば、以下の4つのメリットが得られるでしょう。
・相手に迷惑をかけない
一方だけがFAXをデジタル化しても、相手は従来のFAXを引き続き使用できます。
・外出先からやリモートワークでもFAXを確認できる
FAXの内容を確認するために事業所まで行く必要はありません。
・ペーパーレス化を実現
デジタルFAXで受信した情報は、デジタルデータとしてクラウド上に保管。ペーパーレス化につながり、書類の保管などといったコストの削減も期待できます。
・デジタルデータの活用
FAXをデジタルデータとして蓄積することで、ビッグデータとしての活用が可能です。
デジタルFAXを導入する際の注意点とは？
デジタルFAXを導入する際には、以下のことに注意しましょう。
・コストがかかる
対費用効果が期待できるかどうかを事前に検討した上で、状況に合うサービスを選定すると良いでしょう。
・ツールに慣れるまでに時間が必要
新しいツールに慣れるには時間がかかるものです。使い勝手なども考慮して、サービスを選びましょう。
・事務作業に負担がかかる
FAX業務に課題があるか再点検して、デジタルFAXを導入することが課題の解決につながるか検討してみましょう。
デジタルFAXを導入する際に選定すべきことは？
デジタルFAXを導入する際は、以下のものを選定しなければなりません。
・FAXをデジタル化する方法の選定
1.FAXをスキャンする
業務効率化を意識するのであれば、スキャンサービスやツールなどがオススメです。
2.直接デジタルデータ化する
紙を使用せず、デジタルデータとしてFAXの送受信ができます。
・サービスの選定
1.使用しているFAX番号を変えずに導入できるか
FAX番号を変えずにデジタルFAXサービスを利用したい場合、導入を検討しているサービスでそれができるか確認しましょう。
2.業務に必要な機能があるか
現行のFAX業務に対応している機能があるかどうか、事前に確認しておくと良いでしょう。
今回は、デジタルFAXを導入するメリットや注意点などを解説しました。
デジタルFAXを導入すれば、多くのメリットを得られます。
しかし、サービスの選定から導入に至るまでにいくつか注意点があるので、それらを意識しなければなりません。
まずは状況に合うデジタルFAXサービスをしっかりと選んでから、デジタルFAXの導入を進めていくのがオススメです。
この記事を書いたライター
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