2024年までに抑えておきたい電子帳簿保存法の改正で起こる変化とは
そもそも電子取引とは？
電子取引とは、電子メールやインターネットなどを通して行う取引のことで、
取引が書面や郵送ではなく、パソコン上のデータで行われることを指します。
取引を慎重に行うために「保存要件」という、データの改ざんを防ぐ目的でデータの保存方法を決める２つの要件があります。
・真実性の確保
保存データの改ざん防止を目的とし、4つのうちどれかを行う必要があります。
1,タイムスタンプ付与後に取引情報の授受を行う
2,取引情報の授受後にタイムスタンプを速やかに付与し、保存者か監督者の情報を確認可能にする
3,訂正や削除の確認が可能なシステムか、訂正や削除を行えないシステムで取引情報の授受と保存を行う
4,訂正、削除防止の事務処理規程を定めて運用を行う
・可視性の確保
保存データの検索、表示を可能にすることを目的とし、以下の装置全てを満たす必要があります。
1,画面や書面に速やかに保存データを出力できるように、保存場所に電子計算機などを操作マニュアルと共に備え付ける
2,電子計算処理機システムの概要署を備え付ける
3,検索機能を確保する
- 取引年月日、取引金額などの検索可
- 日付や金額の範囲指定で検索可
- 2つ以上の記録項目の条件で検索可
改正後に変わったこととは？
改正後に変わったことは、電子データの取引情報は電子データでの保存が義務化されたことです。法改正後も柔軟な対応を求める声が多く集まったため、2023年12月31日までは電子取引の情報を紙で保存することも認められることとなりましたが、2024年1月1日からは紙での保存が無効になるので注意が必要です！
電子取引の対象の具体例
電子取引の対象となるのは以下の通りです。
・電子メール
電子メール上で請求書や領収書のデータを受け取った場合
・ホームページ
ネット上のホームページから請求書や領収書をダウンロードまたはスクリーンショットを行った場合
・クラウドサービス
電子請求書や電子領収書の授受に関わるクラウドサービスを利用した場合
・EDIシステム
特定の情報に関するEDIシステムを使用した場合
・カード類
クレジットカードの利用明細データやスマートフォンの決済データを活用したクラウドサービスを利用した場合
・FAX（ペーパーレス）
ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用した場合
・記録媒体
請求書などのデータをDVDなどの記録媒体を通して受領した場合
まとめ
電子取引についてと、電子帳簿保存法の改正に伴い変わったことについて理解していただけたでしょうか。電子取引の情報の電子データ保存が完全に義務化されるまであと数ヶ月ですので、直前になって焦ることがないようにきちんと把握しておきたいところですね。
この記事を書いたライター
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