電子署名の役割と仕組みは？メリットや注意点、導入について解説
電子署名の役割は？
電子署名とは、契約書などをデータ化したものに対して行われる署名。
電子署名を行うことで、内容の改ざんが行われていないことや署名を行った者が確かに本人であることを示すことが可能です。
【電子署名の主な方法】
PDF文書に電子署名する
電子契約サービスを導入する
Microsoft WordやMicrosoft Excelで電子署名する
【電子署名の法的効力】
電子署名の法的効力は「電子署名法」で定められており、適切な使い方をすることで法的効力を持ちます。
電子署名の仕組みと安全性
電子署名には、公開鍵暗号方式というセキュリティシステムを採用。
送信者が2組の鍵を生成し、守るべきファイルの内容などの暗号化と解読を行うシステムです。
1. 送信者が公開鍵と秘密鍵を生成
2. 秘密鍵を用いてファイルなどを暗号化
3. 暗号化を行ったファイルと公開鍵を受信者に送信
4. 受信者はネットワークの中から公開鍵を入手、暗号化されたファイルの復元を行う
5. 暗号化する前のファイル情報が表示、自分も署名を行う
【安全性】
・公開鍵暗号方式
・ハッシュ関数：ファイルの中身を一見何も関係ない数値を算出しファイルの中身を守る
・電子認証局：電子証明書を発行する第三者機関
電子署名のメリットと注意点
【メリット】
1. コスト削減
収入印紙代が不要で大幅なコストの削減が可能
2. 原本性の担保
改ざんされていないことや本人が署名したことが明確
3. 業務フローの最適化
文書の印刷や郵送、取引先への訪問などの業務のカットが可能
【注意点】
1. 電子署名が利用可能か確認する
契約書の種類や取引先によっては、電子署名に対応していない場合がある
2. 初めて使用する場合はテストを行う
初めて使用する場合はトラブル発生の可能性が高いため、必ずテストを行う
3. 秘密鍵は厳重に管理する
秘密鍵が第三者に渡ってしまうと電子署名の安全性が担保できなくなる
4. 電子証明書の扱いに注意
スムーズに対応できるように扱いには注意
電子署名の導入には？
電子署名の導入には、電子署名の世界的先駆けとなった「DocuSign（ドキュサイン）」がおすすめ。
DocuSignでは以下のような業務で使用可能です。
・業務委託契約
・請求書や納品書に対する押印
・パートやアルバイトに対する雇用契約
これまで契約書締結に必要だった書面の印刷や製本、署名押印などをオンラインで解決することが可能となります。
電子署名は、ペーパーレスや脱ハンコを効率的に実現するための答えとも言えます。
また業務効率化を目指したい場合も電子署名の導入を検討してみるといいでしょう。
この記事を書いたライター
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