FAXをメールに転送する2つの方法とは？メリットとデメリットも
転送する方法①：複合機からメールに転送する
近年は、社会情勢の変化などにより、リモートワークが広まりました。
しかし、事業所の外にいても、受信したFAXをメールで読みたいとお考えの方も多いでしょう。
そこで今回は、受信したFAXをメールで転送できる2つの方法などについて解説していきます。
FAXを指定したアドレスまで、メールで転送する機能が備わっている複合機もあります。まずは、事業所にある複合機でメール転送が可能かどうか、確認しておくと良いでしょう。
複合機からメールを転送できるようになると、転送するための新たな機器やソフトウェアなどを導入する必要がなくなるというメリットがあります。
ただし、メール転送機能はすべての複合機に備わっているわけではありません。転送機能があったとしても、メール転送後は受信データが消える機種もあります。
転送する方法②：FAXサービスをメールで利用する
メールで送受信できるインターネットFAXサービスを契約するという方法があります。
しかし、サービスによっては受信サービスと送信サービスをそれぞれ契約しなければならないため、注意が必要です。
さらに、送信元の情報をメールの件名に付けて、指定した受信アドレスでメールを受信できるFAXサービスもあります。件名に付いている送信元の情報をもとに受信FAXを専用のファイルへ自動振り分けする機能などがあるため、大いに活用できるでしょう。
FAXサービスをメールで利用するメリットとデメリットは？
FAXサービスでメールを扱う場合においては、いつものメール送信と同じようなFAXの送り方になるため、操作が難しくならないというメリットがあります。また、受信においては振り分け機能を使えば、単一のメールアドレスだけでも受信FAXの管理が可能です。
ただし、FAX受信サービスを利用する場合には、従来のFAX番号を変えなければならない可能性も。FAXサービスが提供する受信用の番号を取得する必要が生じるからです。
FAX番号を変えないこともできますが、その場合は従来のFAX番号を契約している通信会社でさらに電話転送サービスを契約しなければなりません。
FAXそのものをデジタル化する方法とは？
FAXをメールに転送するという方法を取らなくても、外からでもFAXを読める方法があります。それは、FAXそのものをデジタル化することです。
FAXのデジタル化には、以下のような方法があります。
・デジタルFAX
・インターネットFAX
・クラウドFAX
いずれの方法でも外からFAXの内容を確認することが可能。紙を使わないため、業務のペーパーレス化だけでなく、効率化やコストダウンを実現できます。
さらに、FAXの内容をデジタルデータに変換できるので、データの活用も期待できるでしょう。
今回は、外からでも受信したFAXをメールで転送して読めるようにする方法などについて解説しました。
リモートワークの機会が増え、メールでFAXを読めたら便利であろう場面が多くなっています。
今回紹介した方法にはそれぞれメリットもデメリットもありますが、どちらも活用できれば業務の効率化につながるでしょう。
FAX業務そのもののデジタル化を含め、外からでもFAXを読める方法の導入を検討してみましょう。
この記事を書いたライター
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