FAXの廃止は難しい？クラウドFAXに変えてメリットはある？
なぜFAXを近いうちに廃止しなければなあらないのか？
ビジネスのデジタル化が進んでいるにもかかわらず、未だにアナログな手段も存在しています。固定電話や郵便、それにFAXも、まだビジネスシーンで健在ではないでしょうか。
中でもFAXがデジタル化しやすいといわれますが、さまざまな理由により、まだFAXを廃止していない事業所は多いようです。
今回は、FAXの廃止や、その代わりとなりうるクラウドFAXについて解説していきます。
2021年9月1日にデジタル庁が発足。業務のデジタル化やハンコの廃止などが提言されました。デジタル化の一環で、FAXの廃止も各所で進んでいます。
2022年8月、デジタル大臣に就任した河野太郎氏は、政府でFAX廃止に向けた取り組みを行うと表明。官公庁や行政が、FAX廃止を先導するような動きを見せました。
そこに、電子帳簿保存法の改正やペーパーレス化などが加わり、民間でもFAX廃止へ。しかし、FAXは日本のビジネスシーンに深く根付いており、そのような理由でFAX廃止に踏み切れない事業所は多いようです。
FAXを廃止したくてもまだ使っている理由とは？
以下の理由により、FAXを廃止したくてもまだ使っていると考えられます。
・簡単に扱える
長年使ってきたFAXなら対応できるというベテランもいるはずです。
・チャットやEメールにないメリットがある
情報を文書という形にすることで、見落としにくいなどのメリットがあります。
・業務フローを見直す必要がある
いきなりFAXを廃止すると、それに代わる手段の導入や人事の調整など、あらゆる点を見直さなければなりません。
・取引先の事情
たとえば、常にPCを前に座っているような業務ではない職種で、FAXで情報を伝達したほうが効率的な場合もあります。
FAXを廃止する代わりにオススメしたいクラウドFAXとは？
さまざまな理由でFAXを廃止できない事業所が多いのは、前段でご紹介しました。DX推進のためにFAXを廃止したくても、いきなりなくすことはできません。
そのような事業所にオススメなのが、クラウドFAXです。
クラウドFAXとは、アナログ環境で送られたFAX文書をデジタル化できるサービスをいいます。
従来のFAXで送られた紙の文書も、デジタルデータにしてクラウドサーバー上に保管。ネット回線上で送受信することが可能になります。
クラウドFAXに転換してメリットはある？
クラウドFAXはデジタルデータでFAXを受け取れるため、パソコンとネット回線さえあれば、時や場所を選ばずFAXの送受信が可能です。
特に、リモートワークで事業所にいない従業員でもFAXを扱えるというメリットがあります。さらに、デジタルの環境からアナログの環境にもFAXを送れるため、取引先に変更を求めるようなことも必要ありません。
クラウドFAXのサービスによっては、受信したFAXの自動仕分け機能や、デジタルデータのままFAXに捺印できる機能なども備えています。ペーパーレス化以外にも、業務で役立つことは多いでしょう。
今回は、FAXの廃止や、その代わりとなりうるクラウドFAXについて解説しました。
紙のFAXを廃止したくても、さまざまな事情があるため、すぐにはやめられないかもしれません。
ですが、クラウドFAXを導入すれば、紙のFAXを生かしながらデジタル化も進められます。デジタル化の足掛かりとして、クラウドFAXの導入を検討してみましょう。
この記事を書いたライター
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