FAXをデジタル化するかどうか判断する基準となるポイントは？
ポイント①：FAXのユーザー数やそれに伴う売上
FAXの廃止やデジタル化に悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
いずれにせよ、FAXに関する業務について効率化を進めたいはずです。ならば、しっかりと判断してから検討すべきでしょう。
そこで今回は、FAXをデジタル化する上で判断基準となる4つのポイントを解説していきます。
まずはFAXのユーザー数を把握すべきです。
数が少なければ、今すぐデジタル化を進める必要はないでしょう。アンケートを取るなどして、その結果他の手段との併用などを検討してもかまいません。
もちろん売上や利益などの数字も重要です。
FAXを介した売上が大半を占めるような場合、早いうちにデジタル化を進めるほうが良いでしょう。FAXのデジタル化により、業務に要する時間が大幅に短縮されるからです。
逆に、FAXを介した売上がそれほど多くない場合は、FAXの廃止も視野に入れておきましょう。
ポイント②：FAXで対応している業務の範囲
以下のケースに当てはまる場合、急いでFAXのデジタル化を進めなくても良いでしょう。
・業務の範囲は狭く処理する枚数が少ない
・FAXで対応している業務の範囲は広いが処理数自体は少ない
反対に、業務の範囲に関係なく処理枚数が多い場合は、FAXのデジタル化を早急に進めましょう。
さらに、人の手によるチェックや入力作業に困っていないのであれば、FAX以外でデジタル化を推進させたほうがより業務の効率は上がるでしょう。
ポイント③：FAXで対応する業務にかかる手間や時間
FAXに対応する業務で手間も時間もかかりすぎる場合には、早急にFAXのデジタル化を進めましょう。事務系の作業で労力を浪費するのは、事業所全体で見た場合のボトルネックとなる可能性があります。
FAXのデジタル化により、入力作業の時間削減が可能です。さらに、データ処理に要する時間も大幅に軽減できます。
前述したFAXのユーザー数や対応している業務の範囲などを踏まえた上で、人的・金銭的コストを浪費しているかどうかを重視して、FAXのデジタル化を検討しましょう。
ポイント④：FAX以外でもデジタル化が進んでいるかどうか
FAXのデジタル化を検討している場合には、他のツールでのデジタル化や、オンライン化・ペーパーレス化なども検討しているケースがほとんどではないでしょうか。
その場合、もしも普段FAXに関する業務でそれほど負担を感じていないのであれば、無理にFAXをデジタル化する必要はないでしょう。先に他のツールのデジタル化などを進めるべきです。
公式サイトやアプリから受注できる仕組みを構築したり、OCR（光学文字認識）を導入したりするなど、取り組むべきものは多くあります。今はどこに注力すべきかを、しっかり考えることが大事なのです。
今回は、FAXをデジタル化する上で判断基準となる4つのポイントを解説しました。
ユーザー数や売上など、FAXをデジタル化する上で判断するポイントを把握するのは大事です。しかし、それらを判断材料として、デジタル化するかどうかを考えることがより重要となります。
しっかりと検討を重ねてから、FAXのデジタル化を進めていきましょう。
この記事を書いたライター
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