議事録の意味や狙いおよび書き方の秘訣を徹底解説
議事録って何？
議事録には、多くの種類が存在します。
主に社内会議などの備忘録や記録を残す役目を果たします。
ただしコンサルティング会社などにおいては、ただの報告書というよりも顧客に対する納品物という意味合いになり重要な役目を持っています。
普通の社内会議や顧客との会議での議事録は、会議の内容や決定事項などを記載し会議の参加者や関係者などと共有することが狙い。
決定事項やどの業務を変更・改善すべきかなどを明らかにした方が、情報共有した者が理解しやすくなります。
取締役会議事録って？
取締役会議事録は、会社法第101条第3項及び第4項に定められている事項を記録した書面か電磁的記録のことを言います。
委員会などの議事録の他にも、特に重大な書類として取り扱われる場合も。
取締役会議事録には、取締役会開催での議事の経過と結果、決議事項において特別利害関係のある取締役の名前や見解、発言内容の概要等の記載が必要となります。
取締役会の議事録は、書面か電磁的記録で作らなければいけないことは会社法101条第3項及び第4項に規定されています。
創立総会議事録って？
創立総会議事録は、法人設立時（会社登記の申請）に必須の添付書類のことを言います。
法人設立における会社登記の申請に印鑑を押印した資料のほかに、議事録を付けて提出しなければなりません。
株式会社は、発起人会や創立総会等で議事録が必須。
この議事録の中には、会社設立時の役員の選任方法などに関する事項を記載。
議事録の作成は会社設立の一部として行われますが、些細なミスが生じやすい一面があります。
たくさんの教育やバックアップ等を受け、正しい用語や書式に則った手続きが必要不可欠です。
議事録の書き方とポイント
1. 事前準備が肝心
議事録作成にあたり狙いに合ったフォーマットを作成するか、Webなどから書式をダウンロードしておきましょう。
必須項目の表題・日時・場所・出席者・議事・決定事項・次回予定などあらかじめ分かっているものは事前に入力しておくと効率的。
2. 編集時は敬語をカット（だ・である調に）。
第三者が見返した際に内容が明確になっていることが大事。
読みやすく分かりやすくシンプルに記載されていることが必要。
3. 議事録は新鮮さが大事
議事録を作る際は時間をかけず、1時間程度で作りましょう。
参加者全員の備忘録であり、会議に参加していない人への情報共有という役目があるので新鮮さが1番です。
この記事を書いたライター
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