FAXで導入すべきは複合機？インターネットFAXサービス？
複合機を使用するメリットとデメリットは？
FAXの機能が搭載されている複合機は、とても便利です。
その一方で、近い将来を見越してインターネットFAXの導入を考えている事業所の方もおられるでしょう。
どちらもそれぞれに利点があり、導入を1つに絞るのは難しいものです。
そこで今回は、複合機とインターネットFAXサービスの比較などについて解説していきます。
複合機が1台あれば、プリント・コピー・FAXなどの機能が使えます。機種によっては、メール転送などといった、さらに便利な機能も使えるでしょう。
しかし、複合機はコストがかかります。紙やトナーの費用がかかる以上に、複合機本体は決して安くありません。
さらに、複合機でFAXを送るには電話回線を使用しますので、通信料がかかります。
もちろん、複合機を使用する場合は、誰かが複合機の近くにいないとFAXを送信できません。
インターネットFAXとは？従来のFAXとどう違う？
インターネットFAXとは、ネット回線経由でPCやスマホなどからFAXの送受信ができるサービスです。クラウドFAXやウェブFAXとも呼ばれます。
従来のFAXは紙でFAXの内容をやり取りしますが、インターネットFAXは紙をデジタルデータに置き換えたものと考えても良いでしょう。そうなったことで、以下のメリットを得られるようになりました。
・外からでもFAXを送受信できる
・ペーパーレス化の実現
・業務の効率化につながる
複合機とインターネットFAXを比較すると？
FAXで送られたものを大量に印刷するのであれば、複合機のほうが得にはなるでしょう。
しかし、それ以外ではインターネットFAXのほうが多くのメリットを得られます。
まず、インターネットFAXを導入する際は、新たに高額の機器を購入する必要はありません。PCやスマホを活用すれば良く、紙やトナーなどは不要です。
そして何よりも、インターネットFAXは外からでも使用できるのが強みでしょう。インターネット回線に接続できる場所であれば、どこからでもインターネットFAXを使用できるので、常にFAX機器の側にいる必要はありません。
インターネットFAXにもデメリットはある？
インターネットFAXは非常に便利ですが、デメリットがないわけではありません。
インターネットFAXを導入することで、現在使用しているFAX番号が変わる場合があります。
サービスによっては、サービス事業者が発行する新たなFAXを使用しなければなりません。得意先に新しいFAX番号を周知させる必要も生じます。
さらに、インターネットFAXを使用してもコストカットにならない可能性もあるため、注意しなければなりません。使用状況などを確認して、各サービスを比較検討する必要があります。
今回は、複合機とインターネットFAXサービスの比較などについて解説しました。
複合機は多機能で便利ですが、デメリットも少なくありません。
インターネットFAXを導入するメリットは多いですが、デメリットもあります。
対費用効果などを考えた上で、導入するものを選ぶと良いでしょう。
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