名刺全てをデータ化して社内共有化と業務効率をアップさせよう
どんどんたまる一方の名刺。集めるだけで放置していませんか
取引先との商談や顧客など、数多くの人と合う中で必ず「名刺交換」は必要です。名刺の数だけビジネスチャンスも広がっていき一見いいようには感じますが、果たしてそれだけで万全といえるでしょうか？これまでの名刺管理には、数多くの課題があるようです。もっとも大きな問題となるのが、名刺の内容のデータがまったく共有されないことです。同じ部署内や近くのデスクの人とはやり取りがあっても、他の部署やデスクの場所が離れたひととはなかなか共有が難しいところです。そのうち紛失したり、机の中に入ったまま、ホルダーがいっぱいになり仕方なく重ねて入れたり・・・。そうしているうちに、情報として価値化されていない名刺もなかには数多くあると考えられます。そういった問題を解決する手法が「名刺のデータ化」です。
もらった名刺をホルダーに入れる前にまずデータ化で、一気に業務効率が向上！？
名刺が共有化されないもうひとつの問題は、非効率な作業が行われる可能性があるということです。同じ取引先や顧客に複数のアプローチが集中してしまう、DM発送やメール送信で同じ内容のものが何度も行われてしまうということも起こり得ます。
そんな問題をいっきに解決するのが「名刺のデータ化」です。データ化により50音検索やキーワード、業種といった検索が行えるようになり今までファイルをめくって探していた情報が、瞬時で呼び出すことが可能です。さらには部署やフロアの違いといった物理的な垣根も超えてすぐにアクセスできるといった環境が構築できます。さらには閲覧の権限を付与することで、セキュリティの観点から社外漏えいの防止にもなります。また異動や役職が変わったりといった情報変更もデータ内での更新作業が容易で、常に最新の情報を用いて営業活動が行えます。
名刺データ化でビジネスの可能性が広がる！？ポイントは社内での「つながり」
単に情報の共有化だけではなく、その情報を活かしてさらに社内人材との関連性、初回の顔合わせの日付やそのときの状況といった細かな情報、現在の取引先との関係性などもリストアップして引き出せるようになります。そこからあらたなビジネスの可能性として、新しい企画を立ち上げた際に最適なビジネスマッチングを探るためにリスト化してまた違ったアプローチが可能になります。長年放置され何年も前にもらった名刺から思わぬビジネスパートナーを発掘できたといったこともあるかもしれません。
あなどれない名刺の可能性。貴重な社内データとしてビジネスに活かそう
文具界隈が新商品としていかに優れた機能性をもたらしたとしても、従来の紙のままの名刺の管理を続けるには限界があります。必要なキーワードで検索して、必要な欲しい情報をすぐに探し出すには、データ化が必須です。データ化にはソフトウェアやアプリが数多く提供されています。コストや機能といったものを、自社の業務内容と照らし合わせて、最適な手法を選択してきましょう。
この記事を書いたライター
おすすめ記事
-
人工知能の新たなフロンティア：会話型AIの実力と活用法近年、会話型AIが多くのメディアやSNSで話題となっています。その人気は、多くの人々がこの新技術に興味を持ちつつ、一方でその利用にはまだ戸惑いを感じているという状況を反映しています。
-
プロフェッショナルな自己紹介で人脈を拡大するテクニック新しい職場やプロジェクトが始まる際、最初のステップは自分を効果的に紹介することです。この瞬間が、あなたがどのような人物であるかを相手に示す重要な場面です。
-
事業名選定の究極ガイド：成功への第一歩を踏み出すために事業をスタートする際、多くの人が何を名前として採用するかに頭を抱えます。ただの名前以上に、事業名はそのビジネスの顔とも言えます。
