ペーパーレスFAXのメリットとは？デメリットもある？
ペーパーレスFAXはどのような仕組みになっている？
DX推進により、FAX廃止の動きが加速化しています。
しかし、現状でもFAXは事業所で大いに活用されており、すぐには無くせない所も多いのではないでしょうか。
そのような現状を打開するのがペーパーレスFAXです。ペーパーレスFAXはメリットが多いので、その特性を知っておいたほうが良いでしょう。
そこで今回は、ペーパーレスFAXのメリットなどについて解説していきます。
ペーパーレスFAXとは、一般的な紙に印刷するFAXを電子化して、PCなどで見られるようにする技術やサービスのことです。
一般的なFAXでは送受信するために用紙を印刷しますが、ペーパーレスFAXは作業のすべてをPC上で行えます。
受信したFAXは、共有フォルダに保存。別のFAXや指定されたメールアドレスなどへ転送もできます。
これらの機能により、受信したFAXを取りに行ったり、受信したFAXの中から必要な用紙だけを探し出したりする手間が不要になるのです。
ペーパーレスFAXは大きく分けて2種類ある！
ペーパーレスFAXは、大きく分けて以下の2種類があります。
・複合機と連携して利用するタイプ
複合機と連携するタイプのペーパーレスFAXは、PCから複合機のFAX機能を使えるため、文書を印刷することなくFAXの送受信が可能です。受信したFAXはデータで保管され、閲覧や共有などが容易にできます。
・インターネット経由で利用するタイプ
クラウドFAXサービスは、その仕組みがインターネット経由で行えるようになっているもので、こちらのタイプに含まれます。
送受信したFAXは、クラウド上にデータとして保存。PCやスマートフォンなど、インターネットに接続できる端末があれば、時や場所を選ばずに利用できます。
ペーパーレスFAXを使うとどのようなメリットがある？
ペーパーレスFAXを使うと、以下のようなメリットがあります。
・コストを削減できる
・文書の管理が簡素化される
・いつでもどこでもFAXの内容を確認できる
・セキュリティを確保できる
受信したFAXの内容は、データとしてサーバーに保管されます。そのため、紙を使う必要はなくなり、文書の管理も簡素化できるのです。
ペーパーレスFAXは受信したFAXをデータで保存するため、いつでもどこでもその内容を見ることができるだけでなく、第三者に見られることを減らせます。
ペーパーレスFAXにデメリットはあるのか？
ペーパーレスFAXにはデメリットもあります。
複合機と連携して利用するタイプでは、操作するPCやスマホなどが必要です。FAXを常時受信してPCに保存する場合、PCの待機時間を考慮しなければなりません。
インターネット経由で利用するタイプでは、新たにサービスを契約する必要があります。
また、受信に料金がかかることがあり、FAX番号が変わるかもしれません。
さらに、紙を使用しなくなることで、データ化したファイルを見る必要が生じます。よって、作業手順を見直すことになるでしょう。
今回は、ペーパーレスFAXのメリットやデメリットを解説しました。
ペーパーレスFAXは、紙以外でのFAXのやり取りが可能となるため、業務の効率化が図れます。
ただし、多くのメリットがあるのと同時に、デメリットもあることを知っておかなければなりません。
メリットとデメリットの両方を知った上で、ペーパーレスFAXの導入を検討してみましょう。
この記事を書いたライター
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