インターネットFAXでボイスワープを使うとメリットはある？
インターネットFAXで今使っているFAX番号を使えない？
FAXを電子化した後でも従来のFAXと同じ番号を使える方法の1つに、ボイスワープを使うやり方があります。
しかし、ボイスワープが具体的にどんなものなのか、ご存知ない方も多いでしょう。
そこで今回は、インターネットFAXでボイスワープを使うと得られるメリットなどを解説していきます。
従来のFAXからインターネットFAXに転換する場合、サービス提供会社が発行するFAX番号に切り替える必要が生じることもあります。そのままだと、今まで使っていたFAX番号が使えません。
FAX番号を変更することになれば、取引先に番号変更の旨を伝える連絡や、HPで該当する部分の記述差し替えなどが必要になるでしょう。さらに、取引先が以前の番号にFAXを送ってしまう可能性もあるため、その場合を想定した対策も取っておかなければなりません。
ボイスワープとは？どのような仕組みになっている？
「ボイスワープ」とは、NTT東日本およびNTT西日本が提供している電話の自動着信転送サービスです。固定電話に着信した電話をボイスワープが転送することで、スマートフォンなどで電話を受けられるようになります。
ボイスワープで電話転送を行う場合、まずは固定電話からの転送設定が必要です。
その際に、どの電話機への転送を行うのか、どのような条件で転送を行うのかなどを設定。無条件転送や話し中転送などから、転送方法を選びます。
導入の際には、電話応対業務の状況にあったものを選ぶと良いでしょう。
インターネットFAXでボイスワープを使うには？
事業所がNTTのFAX番号を使用しているのであれば、ボイスワープを利用することによって、今のFAX番号のままインターネットFAXの使用が可能になります。
やり方はとても簡単で、今まで使っていたFAX番号にかかってきたものが、ボイスワープにより新たに利用するインターネットFAXの番号に転送するよう設定するだけです。
インターネットFAXサービスでは050で始まる番号が割り当てられるケースが多いのですが、ボイスワープの転送には影響しません。
インターネットFAXにボイスワープを使うデメリットは？
インターネットFAXにボイスワープを使うデメリットとして挙げられるのは、まず月額使用料がかかることです。
事務所用の料金880円が毎月かかります。転送時の通信費は、発信者ではなくボイスワープの契約者が負担する点に注意しなければなりません。
また、ボイスワープを使っても、今のFAX番号で送信はできないことにも注意が必要です。送信するときは、インターネットFAXサービスで割り当てられた送信専用のFAX番号が使われます。
今回は、インターネットFAXでボイスワープを使うと得られるメリットなどを解説しました。
ボイスワープを利用すれば、今のFAX番号を変えずにインターネットFAXを使用できます。
ただし、月額使用料がかかるなどのデメリットもあるため、注意が必要です。
ボイスワープ以外にもFAXを電子化する方法はあるので、さまざまな方法を比較して、FAXの電子化を検討しましょう。
この記事を書いたライター
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